Mit der Einführung einer mobilen Lösung kann die Digitalisierung im Bereich Instandhaltung und Asset Management (EAM) sinnvoll vorangetrieben und wesentliche Optimierungspotentiale gehoben werden.
Die Verwendung von Smartphones und Tablets, welche in direkter Kommunikation mit dem SAP EAM Modul stehen, garantiert „Ende zu Ende“ Prozessabläufe ohne Medienbrüche und ohne Schnittstellenverluste.
Der Zugewinn an Effizienz und Komfort für die involvierten Mitarbeiter und Unternehmen wird bei der Betrachtung eines alltäglichen Einsatzes unter Verwendung einer mobilen Lösung in der Instandhaltung deutlich:
In unserem Szenario meldet ein Produktionsmitarbeiter ein defektes Equipment zur Instandhaltungsmaßnahme an.
Da der Mitarbeiter über ein mobiles Endgerät verfügt, kann er den technischen Platz und das Equipment durch einfaches Einscannen des Barcodes oder über ein RFID-Label aufnehmen. Auch Fotos auf denen die defekte Stelle markiert werden kann, können so übermittelt werden. Es entfallen hier etwaige Übertragungsfehler beim Aufschreiben in das papierene Formular und die Information steht ohne Zeitverlust für den Teamleiter im SAP ERP zur Verfügung.
Dieser kann den Auftrag sinnvoll und mit wenig Aufwand disponieren, da die Daten bereits im SAP hinterlegt sind und er so ohne Umstände Einblick in die Verfügbarkeit oder Lieferzeit von möglicherweise notwendigen Ersatzteilen erhält.
Ist der Auftrag disponiert, so erhält der Instandhalter nicht nur diese Informationen auf seinem mobilen Endgerät, sondern die gesamte spezifisch notwendige technische Dokumentation, etwaige Checklisten und die Vorgangshistorie zum defekten Equipment.
Am defekten Gerät angekommen, scannt der Instandhalter den Barcode ein und meldet hiermit automatisch die Startzeit der Reparaturmaßnahme. Wenn nötig wird er über die Dokumentation schrittweise durch die notwendigen Tätigkeiten geführt.
Für die Rückmeldung des Befundes und der Arbeit kann der Instandhalter auf vorgefertigte Textbausteine zurückgreifen. Hierdurch erzielt er nicht nur einen Zeitgewinn, sondern im Reporting ist hierdurch eine standardisierte Auswertungsmöglichkeit gegeben. Selbstverständlich ist die Freitexteingabe bei der Befundung weiterhin zusätzlich möglich.
Wenn Checklisten zum Equipment hinterlegt wurden, so sind diese ebenfalls auf dem mobilen Endgerät verfügbar und können/müssen vom Instandhalter ausgefüllt werden. Auch hier entfallen die Zettelwirtschaft und das Risiko von Übertragungsfehlern. Da die Ergebnisse aller Checklisten sofort nach dem Ausfüllen in SAP vorliegen, können Auswertungen und Berichte im System automatisiert erstellt werden.
Der Instandhalter kann seine abgeschlossene Arbeit per digitaler Unterschrift dokumentieren und wenn nötig, kann ein digitaler Freigabeprozess implementiert werden.
Schon an diesem vereinfacht dargestellten Beispiel kann man das Potential einer mobilen Lösung im Gegensatz zur althergebrachten Durchführung gut erkennen:
- Reduktion der administrativen Tätigkeiten
- Der Prozentsatz wertschöpfender Tätigkeiten jedes Mitarbeiters steigt
- Optimierung der Datenqualität
- Ohne Medienbrüche weniger Fehler in der Werteeingabe und Dokumentation
- Gesteigerte Auswertefähigkeit
- Textbausteine ermöglichen standardisiertes Reporting und Controlling
- Prozesssicherheit
- Durchgängiger Ende-zu Ende Prozess innerhalb der SAP System Landschaft
- Zeitersparnis
- mobile Verfügbarkeit aller relevanten Dokumentationen
Eine erfolgreiche Einführung eines mobilen Instandhaltungsszenarios und der damit verbundenen Vorteile bedarf einer guten Planung:
Es gilt zunächst zu klären, welche Instandhaltungsprozesse im SAP EAM realisiert sind und ob es von Nutzen sein wird, diese auch zu mobilisieren.
Müssen bestehende Prozesse optimiert werden, so dass diese auch in einem mobilen Szenario funktionieren?
Ermöglicht die mobile Instandhaltung vielleicht Prozessabläufe, die bisher noch nicht im SAP EAM abgebildet sind?
Hier wird ersichtlich, wie bedeutsam es ist, einen Anbieter mobiler Lösungen auszuwählen, der nicht nur Erfahrung in der Entwicklung von mobilen Anwendungen hat, sondern über ein hohes Maß an SAP EAM Expertise und operatives Instandhaltungs-Knowhow verfügt.
Es gibt zwei wesentliche Anbieter für mobile Betriebssysteme Android (Google) und Apple. Mit der hausinternen IT ist zu besprechen, welche mobile Strategie verfolgt wird und welche Betriebssysteme erlaubt sind. In Abhängigkeit davon kann die Auswahl der Endgeräte eingegrenzt werden. Es zeigt sich in der Praxis, dass gerade in Einführungs-Projekten die Beschränkung auf ein Betriebssystem, einen Endgerätetyp und eine Displaygröße Entwicklungs- und Testaufwände erheblich reduziert.
Besteht die Möglichkeit einer uneingeschränkten mobilen Datenanbindung über WLAN? In den meisten Fällen ist dies nicht der Fall und die mobile Lösung muss nicht nur online- und offlinefähig sein, sondern über ein ausgeklügeltes Synchronisationskonzept verfügen.
An dieser Stelle spielt die Umsetzung des online Zugriffs auf notwendige Dokumentationen aus einem Dokumenten-Management-System, oder das vorherige Beladen des Endgerätes, mit Dokumentationen in Abhängigkeit vom täglichen Arbeitsvorrat eine wichtige Rolle.
Fast alle Unternehmen wollen mit der Einführung der mobilen Instandhaltung auch die Abarbeitung von Checklisten auf Papier mit mobilen Endgeräten ablösen. Hier gilt es zu hinterfragen, ob der Anbieter in der Lage ist, nicht nur die Erfassung mobil zu realisieren, sondern wie flexibel und eigenständig der Kunde die Checklisten selber ändern kann. Können Checklisten im SAP gespeichert werden, so ist es wichtig, dass diese nicht nur als statische PDF-Dateien vorliegen, sondern in einer Form, die auch Analyse- und Reporting-Möglichkeiten zulässt.
Es gibt noch weitere Funktionalitäten, die für eine mobile Instandhaltung von Nutzen sein können. So kann die Push-Notification, also das Senden einer kurzen Mitteilung, zur sehr schnellen Kommunikation bei hoch priorisierten Aufträgen oder für etwaige Notfälle sinnvoll sein.
Wesentlich ist bei der Auswahl einer mobilen Lösung, dass die Flexibilität vorhanden ist, bestehende, aber auch zukünftige Anforderungen abdecken zu können. Das Prüfen der Ausbaufähigkeit bei der Anschaffung einer mobilen Lösung ist nicht zu vernachlässigen.
Nicht nur die mobile App muss in den Auswahlprozess eingebunden sein, sondern auch die Kompetenz des Unternehmens, welches die App anbietet. Neben der technischen Kompetenz ist das Instandhaltungs-Wissen bedeutend. Wie erfahren ist der Anbieter in der Einführung und weiteren Ausprägung des SAP PM/EAM Moduls? Wie viele Berater des Kunden haben tatsächlich Erfahrungen bei der Prozessgestaltung im Instandhaltungsbereich?
In unseren mobilen Instandhaltungsprojekten steht ganz zu Beginn der tiefgehende Austausch über die bestehenden Instandhaltungsprozesse und die Anforderungen an eine zukünftige Lösung. Dabei stehen wir unseren Kunden ausführlich beratend zur Seite, um die einzelnen Anforderungen in ein für den Kunden passendes Gesamtkonzept zu übersetzen.
Die Einführung einer mobilen Instandhaltungslösung wird zur Digitalisierung Ihres Unternehmens und zur effizienteren Instandhaltung beitragen. Nehmen Sie sich die Zeit und bedenken Sie, dass nicht das Erscheinungsbild der mobilen App ausschlaggebend ist, sondern die Beratungserfahrung des Anbieters im Bereich SAP Instandhaltung und das Wissen um die Kommunikation zwischen den beteiligten Systemen.
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